Derfor er ISO-sertifisering viktig for kvalitet og sikkerhet

ISO er den mest anerkjente standarden for kvalitets- og miljøstyring. ISO-sertifisering er et sterkt bevis på at en bedrift tar vare på kunder og ansatte.

Norva24 Norge har over ti års erfaring med ISO-sertifisering. Å få inn flest mulig meldinger om observasjoner (mange andre kaller det «avvik») er et tegn på godt arbeid med kvalitet og HMS i bedriften. Se hvorfor.

– ISO-sertifisering er en viktig dokumentasjon på at kundene kan stole på oss. Den er en bekreftelse på at vi jobber prosessbasert og systematisk, for å kontinuerlig forbedre oss i alle ledd.

Det sier CEO Tore Hansen i Norva24 Norge.

Sertifisering i en eller annen form blir mer og mer vanlig. I stadig flere tilfeller krever både offentlige og private kunder sertifisering av sine leverandører.

ISO internasjonalt anerkjent sertifisering

ISO er den internasjonalt mest anerkjente sertifiseringen. Offentlige og større kunder som kommuner, interkommunale selskap og industriselskap krever oftest ISO-sertifisering av sine leverandører, og ISO er en stadig vanligere sertifisering i norsk næringsliv.

Norva24 har ambisjoner om å være et fyrtårn i bransjen. En aktør som viser vei, og som bidrar til å sette og utvikle standarder for bransjen. Vi har ISO-sertifisering etter ISO 9001 og ISO 14001, der den første sertifiseringen i konsernet skriver seg over ti år tilbake.

Revisjoner og fornyet sertifisering

Det er krevende å få en førstegangs sertifisering, og det er enda mer krevende å beholde den gjennom oppfølgingsrevisjoner hvert år og hovedrevisjoner ved resertifisering hvert tredje år.

– Ja, det er krevende. Sertifiseringen stiller strenge krav vi som selskap og våre medarbeidere skal leve opp til. Det er nødvendig når vi skal oppfylle vårt løfte om å levere mer enn forventet. ISO-sertifikatet er ikke bare et papir, det er en kontinuerlig prosess for å bli bedre. Vi er underlagt strenge kontrollrutiner der sertifikatutstederen gjennom årlige oppfølgingsrevisjoner og resertifisering hvert tredje år påser at vi overholder kravene i standarden. Det er et bevis på at vi jobber aktivt for å forbedre oss overfor kundene. Denne verdien overfor kundene er viktigere enn selve sertifikatet.

Det sier kvalitets- og HMS-leder Per Inge Kalstad i Norva24 Norge.

Han har en sentral rolle som bindeledd når Norva 24 Norge og alle tilhørende driftsselskaper skal ISO-sertifiseres og resertifiseres hvert tredje år.

Norva24 Norge har et overordnet ISO-sertifikat. Under dette hovedsertifikatet har hver av de sertifiserte driftsenhetene i konsernet sitt eget sertifikat, konkretisert og spisset mot hvilke tjenester de enkelte driftsenhetene leverer.

Alle driftsenheter sertifisert

Våren 2022 er alle driftsenhetene i Norva24 Norge sertifisert etter ISO 9001 og 14001.

Kalstad er ikke bare KHMS-leder. Han er også Norva24s hovedmotor i utvikling og bruk av styringssystemet for kvalitets- og miljøledelse samt HMS. Det vil si systemet som alt av kvalitetssikring og HMS-arbeid styres etter.

Systemet er skreddersydd for Norva24 på plattformen EQS, levert av IT-selskapet Extend. Selve programmet er for det meste et tomt skall, med funksjoner der Kalstad som KHMS-leder programmerer innhold etter behov.

– All støy som ofte finnes i standard programvare er skrellet vekk. Her er kun det vi bruker og som er nødvendig, ingenting mer. Kunder, myndigheter og alle som driver ulike typer tilsyn og revisjoner overfor Norva24 skryter av enkelheten, tilgangen, oppbyggingen og informasjonskvaliteten i systemet. Dette er vi svært stolt over, sier Kalstad.

Referanseprosjekt på EQS plattform

Kvalitets- og HMS-systemet er utviklet og tilpasset Norva24s særskilte behov i så stor grad at IKT-leverandøren bruker Norva24 som referanseprosjekt for EQS-plattformen.

– Hva er den viktigste del av kvalitets- og HMS-arbeidet i en bedrift?

– Læring og forbedring. En konstant prosess for å bli bedre. Man kommer aldri «i mål», og man kan aldri erklære seg for feilfri.

Man får inn meldinger fra alle ledd i virksomheten. Fra operatøren ute hos kunden, fra driftsledelse og administrasjon og fra øverste ledelse.

Man analyserer hva meldingen handler om, og setter om nødvendig i verk tiltak som følge av meldingen. Være seg som:

1) korrigerende tiltak for direkte oppfølging av den aktuelle hendelsen, eller

2) forebyggende tiltak for å unngå tilsvarende hendelser.

Sistnevnte tar tak i selve rotårsaken bak hendelsen.

Meldinger viktig for læring

Mange bedrifter og systemer kalles disse meldingene for «avvik» eller «RUH» (rapport om uønskede hendelser). Hos Norva24 kaller vi i stedet disse meldingene for observasjoner.

Visste du at det å få inn flest mulig meldinger faktisk er tegn på at kvalitets- og HMS-arbeidet fungerer godt?

KHMS-leder Per Inge Kalstad i Norva24 fungerer også som revisor – en slags kontrollør, om du vil – når andre bedrifter skal sertifiseres. Han mener mange meldinger som regel er bedre enn få meldinger.

– Ja, det er alltid positivt å få inn meldinger. Hver eneste melding er en anledning til læring og forbedring. Uansett om den meldinger kommer fra driften, administrasjon eller ledelse. Denne læringen og forbedringen er et hovedpoeng ved sertifiseringen. Når jeg er ute som revisor hos andre, så blir jeg skeptisk hvis jeg kommer til en bedrift med få innkomne meldinger. Det er ikke nødvendigvis et tegn på at det skjer lite feil. Det er mer sannsynlig et tegn på at bedriftens system for å melde inn avvik, hendelser eller observasjoner fungerer dårlig, sier han.

For fire-fem år siden gjorde Norva24 en endring i KHMS-systemet som har gjort en betydelig forskjell. Det som tidligere ble kalt avvik kaller vi i stedet observasjoner.

Ut med avvik – inn med observasjoner

Etter det har vi fått inn vesentlig flere observasjonsmeldinger enn da vi kalte det avviksmeldinger. Ikke for at det plutselig begynte å oppstå flere feil og avvik, men fordi terskelen er lavere.

Det føles mindre alvorlig å melde inn en observasjon enn et avvik. Denne lavere terskelen har gjort at vi har fått inn 60 prosent flere observarsjoner, og dermed 60 prosent flere anledninger til å lære.

– Det er jo nettopp observasjoner det dreier seg om. Avvik er mer negativt enn observasjoner. Her kan medarbeidere ute i driften melde inn hva som helst. Denne endringen og økningen i innmeldinger av observarjoner har gitt oss mange flere muligheter til å lære og bli bedre, sier Kalstad.

Det er ikke bare uhell som skal meldes inn. Her får vi inn alle slags erfaringer fra operatører ute i driften. Det gir oss flere muligheter til å lære av andres erfaringer.

– Våre operatører er ekspertene på sine områder. Det er viktig å få inn observasjoner fra dem. Både for at vi skal bli bedre, og fordi involveringen fra de ansatte i seg selv er viktig. At KHMS-systemet gjør det enkelt å få melding inn observasjoner er svært viktig for å ivareta vår ISO-sertifisering, sier han.

Til høsten skal Norva24 Norge gjennom en hovedrevisjon. Samtlige driftsenheter vil da være resertifisert etter ISO kvalitetsstandarden 9001 og miljøstandarden 14001. I tillegg skal det etter planen da også sertifiseres etter arbeidsmiljøstandarden ISO 45001.

Dette er ISO-standardene

Hva går de ulike ISO-standardene ut på, og hva innebærer de konkret?

ISO 9001 – kvalitet.

Her handler det om kvalitet som får kundene til å komme tilbake og selskapet til å fungere godt. En ISO 9001-sertifisering er et bevis på at Norva24 jobber aktivt for å møte krav og forventninger til kvalitet og kundetilfredshet.

• Kundefokus
• Lederskap og relasjonsledelse
• Menneskers engasjement
• Prosesstankegang
• Forbedring
• Bevisbaserte beslutninger

ISO 14001 – ytre miljø.

Her handler det om bærekraft, og å redusere belastningen på miljøet. Norva24 gjør – i likhet med alle andre bedrifter – en påvirkning på miljøet. ISO 14001-sertifiseringen fokuserer på å redusere denne påvirkningen. Den hjelper oss å lykkes kommersielt, uten at det går på bekostning av miljøet.

• Bevisstgjøre ledere og ansatte
• Hvordan påvirker vi miljøet – hvordan kan belastningen på miljøet reduseres?
• Mindre avfall og redusert energiforbruk – da synker også kostnadene

Norva24 jobber også med sertifisering etter ISO 45001 – arbeidsmiljø.